Administrative Assistant atau Asisten administrasi adalah seorang profesional yang membantu serta memberikan dukungan kepada administrator perusahaan atau organisasi. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas, termasuk menyiapkan laporan, menangani korespondensi, dan melacak pengeluaran. Seorang asisten administrasi juga dapat membantu operasional kantor sehari-hari.
Uraian pekerjaan asisten administrasi umumnya memerlukan pekerjaan klerikal, kesekretariatan, dan administrasi di lingkungan kantor. Tugas-tugas ini dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan strukturnya. Deskripsi pekerjaan juga dapat berubah tergantung pada tingkat pengalaman dan pelatihan yang dimiliki asisten.
Uraian pekerjaan asisten administrasi dapat mencakup tugas-tugas berikut :
- Menjawab dan merutekan panggilan telepon
- Menyusun dan menulis email
- Menjadwalkan dan mengelola kalender
- Membuat pengaturan perjalanan
- Mempersiapkan dan mengedit dokumen
- Memelihara file dan database
- Menyediakan layanan pelanggan
Persyaratan untuk uraian pekerjaan asisten administrasi dapat bervariasi tergantung pada pemberi kerja, tetapi ada beberapa keterampilan dan kualifikasi umum yang sering dibutuhkan.
Beberapa keterampilan yang sering dibutuhkan untuk pekerjaan asisten administrasi meliputi :
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat
- Keterampilan organisasi yang sangat baik
- Perhatian terhadap detail
- Kemampuan untuk melakukan banyak tugas
- Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan
- Kemampuan untuk menggunakan komputer dan berbagai program perangkat lunak
Beberapa kualifikasi yang sering dibutuhkan untuk pekerjaan asisten administrasi meliputi:
- Ijazah SMA atau sederajat
- Satu tahun atau lebih pengalaman bekerja di lingkungan kantor
Uraian pekerjaan asisten administrasi juga dapat mencakup persyaratan fisik tertentu, seperti kemampuan kemampuan duduk dalam jangka waktu yang lama.
Apa yang Dilakukan Administrative Assistant?
Seorang asisten administrasi bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif kepada suatu organisasi. Mereka melakukan berbagai tugas, seperti mengelola kalender, menjadwalkan janji temu, menangani pengaturan perjalanan, dan menyiapkan laporan pengeluaran. Asisten administrasi juga bertanggung jawab untuk menangani pertanyaan pelanggan, menyiapkan korespondensi, dan memesan persediaan.
Tugas seorang asisten administrasi bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis organisasi tempat mereka bekerja. Dalam beberapa kasus, mereka dapat memberikan dukungan kepada satu eksekutif, sementara di kasus lain, mereka dapat mengoordinasikan aktivitas seluruh departemen. Asisten administrasi biasanya melapor kepada manajer atau penyelia.
Pentingnya Administrative Assistant
Asisten administrasi memainkan peran penting dalam organisasi apa pun. Mereka membantu serta memberikan dukungan kepada staf dan manajemen, dan memastikan bahwa operasi sehari-hari berjalan dengan lancar agar roda tetap berputar. Mereka juga memainkan peran kunci dalam komunikasi, baik secara internal maupun eksternal.
Asisten administrasi sering kali menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan dan klien. Dengan demikian, mereka memainkan peran penting dalam mewakili perusahaan dan nilai-nilainya. Mereka harus profesional, efisien, dan terorganisir setiap saat.
Asisten administrasi harus sangat terorganisir, dengan kemampuan memprioritaskan dan mengelola banyak tugas. Mereka juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan layanan pelanggan yang baik. Dalam banyak kasus, asisten administrasi bertanggung jawab untuk menangani informasi sensitif, sehingga kebijaksanaan dan kerahasiaan juga merupakan kualitas yang penting.
Peran asisten administrasi telah berkembang dari waktu ke waktu, dan sekarang seringkali lebih kompleks daripada di masa lalu. Dengan meningkatnya penggunaan teknologi di tempat kerja, asisten administrasi seringkali bertanggung jawab mengelola kalender elektronik, menangani korespondensi email, dan memelihara situs web. Mereka mungkin juga bertanggung jawab atas media sosial, dan memberikan dukungan untuk konferensi video dan pertemuan online lainnya.
Asisten administrasi adalah profesional serbaguna yang dapat membuat perbedaan besar di organisasi mana pun.
Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Menjadi Administrative Assistant
Asisten administrasi memainkan peran penting di kantor mana pun. Merekalah yang menjaga kelancaran kantor dan memberikan dukungan kepada karyawan. Ada keterampilan tertentu yang penting untuk asisten administrasi. Berikut adalah empat keterampilan utama yang harus dimiliki setiap asisten administrasi :
Kemampuan organisasi
Asisten administrasi harus bisa mengatur waktunya, pekerjaannya, dan terkadang pekerjaan orang lain. Mereka mungkin perlu memprioritaskan tugas, mengatur jadwal, dan melacak tenggat waktu. Keterampilan organisasi yang kuat sangat penting untuk asisten administrasi.
Kemampuan berkomunikasi
Asisten administrasi harus mampu berkomunikasi secara efektif, baik secara tertulis maupun lisan. Mereka mungkin perlu berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, pelanggan, dan vendor. Keterampilan komunikasi yang kuat sangat penting untuk asisten administrasi.
Kemampuan interpesonal
Asisten administrasi harus dapat berinteraksi dengan orang-orang setiap hari. Mereka harus mampu membangun hubungan, menyelesaikan konflik, dan menghadapi orang-orang sulit. Keterampilan interpersonal yang kuat sangat penting untuk asisten administrasi.
Keterampilan teknis
Asisten administrasi harus mahir dalam penggunaan komputer dan peralatan kantor lainnya. Mereka mungkin perlu menggunakan perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, dan presentasi. Keterampilan teknis yang kuat sangat penting untuk asisten administrasi.
Asisten administrasi perlu memiliki berbagai keterampilan untuk berhasil dalam pekerjaan mereka. Keterampilan ini meliputi keterampilan organisasi, keterampilan komunikasi, keterampilan interpersonal, dan keterampilan teknis.
Jenis Administrative Assistant
Asisten administrasi adalah seorang profesional yang memberikan dukungan kepada individu atau kelompok. Asisten administrasi sering bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengoordinasikan pertemuan dan pengaturan perjalanan, dan menangani tugas administrasi lainnya. Ada banyak jenis asisten administrasi, masing-masing dengan keterampilan dan tanggung jawab uniknya sendiri.
Berikut adalah beberapa jenis asisten administrasi yang paling umum:
Administrative Assistant Eksekutif
Administrative Assistant Eksekutif memberikan dukungan kepada eksekutif dan manajer tingkat senior. Mereka sering bertanggung jawab untuk mengelola jadwal yang rumit, mengoordinasikan pengaturan perjalanan, dan menangani tugas administratif lainnya. Asisten administrasi eksekutif harus sangat terorganisir dan berorientasi pada detail. Mereka juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Administrative Assistant
Administrative Assistant memberikan dukungan kepada individu atau kelompok. Mereka sering bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengoordinasikan pertemuan dan pengaturan perjalanan, dan menangani tugas administratif lainnya. Asisten administrasi harus sangat terorganisir dan berorientasi pada detail. Mereka juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Administrative Assistant Kantor
Administrative Assistant Kantor memberikan dukungan kepada individu atau kelompok. Mereka sering bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengoordinasikan pertemuan dan pengaturan perjalanan, dan menangani tugas administratif lainnya. Asisten kantor harus sangat terorganisir dan berorientasi pada detail. Mereka juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Administrative Assistant Virtual
Administrative Assistant Virtual adalah wiraswasta profesional yang memberikan dukungan administratif kepada klien dari jarak jauh. Mereka sering bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengoordinasikan pertemuan dan pengaturan perjalanan, dan menangani tugas administratif lainnya. Asisten virtual harus sangat terorganisir dan berorientasi pada detail. Mereka juga harus memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Pendidikan Yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Administrative Assistant
Pendidikan yang dibutuhkan untuk menjadi asisten administrasi bervariasi tergantung pada pemberi kerja. Beberapa pemberi kerja mungkin memerlukan ijazah SMA atau sederajat, sementara yang lain mungkin lebih memilih kandidat dengan beberapa pendidikan pasca-sekolah menengah, seperti sertifikat atau gelar associate dalam administrasi kantor atau bidang terkait. Selain itu, beberapa pemberi kerja mungkin memerlukan asisten administrasi untuk memiliki pengalaman bekerja selama beberapa tahun di lingkungan kantor.
Meskipun pendidikan formal tidak selalu diperlukan, pendidikan formal dapat membantu dalam memperoleh posisi asisten administrasi. Mereka yang telah menyelesaikan program pendidikan pasca-sekolah menengah dalam administrasi perkantoran atau bidang terkait mungkin memiliki keuntungan dibandingkan mereka yang belum menyelesaikannya, karena mereka akan memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang relevan.
Selain itu, mereka yang memiliki pengalaman beberapa tahun bekerja di lingkungan kantor juga dapat diuntungkan, karena mereka akan memperoleh pengetahuan tentang prosedur kantor dan program perangkat lunak.
Gaji Administrative Assistant
Gaji bulanan rata-rata untuk asisten administrasi adalah Rp. 3.500.000 , menurut beberapa sumber. 10% penerima teratas menghasilkan lebih dari Rp. 5.000.000, dan 10% terbawah menghasilkan kurang dari Rp. 3.000.000.
Ada sejumlah faktor yang dapat memengaruhi gaji asisten administrasi, antara lain pengalaman, pendidikan, industri, dan lokasi.
Pengalaman
Tingkat pengalaman yang dimiliki asisten administrasi dapat berdampak besar pada gaji mereka. Mereka yang memiliki lebih banyak pengalaman biasanya dapat memperoleh gaji yang lebih tinggi daripada mereka yang baru memulai.
Pendidikan
Pendidikan asisten administrasi juga dapat mempengaruhi gaji mereka. Mereka yang memiliki gelar sarjana mungkin bisa mendapatkan penghasilan lebih dari mereka yang hanya memiliki ijazah SMA.
Industri
Industri tempat asisten administrasi bekerja juga dapat memengaruhi gaji mereka. Mereka yang bekerja di industri dengan gaji rata-rata tinggi, seperti keuangan dan asuransi, dapat mengharapkan penghasilan lebih banyak daripada mereka yang bekerja di industri dengan gaji rata-rata lebih rendah, seperti perawatan kesehatan.
Lokasi
Lokasi asisten administrasi juga dapat berperan dalam gaji mereka. Mereka yang bekerja di kota-kota dengan biaya hidup tinggi, seperti Jakarta atau Cikarang, dapat mengharapkan penghasilan lebih banyak daripada mereka yang bekerja di kota-kota yang lebih murah.