Istilah “Back Office” mengacu pada semua pekerjaan di belakang layar yang digunakan untuk menjalankan bisnis. Ini mencakup semuanya, mulai dari sumber daya manusia dan akuntansi hingga TI dan layanan pelanggan.
Back Office sering dianggap sebagai sisi bisnis yang kurang glamor, tetapi penting untuk menjaga kelancaran perusahaan. Tanpa back office yang berfungsi dengan baik, bisnis akan cepat berantakan.
Ada beberapa fungsi utama yang biasanya ditemukan di back office :
- Akuntansi dan keuangan : Di sinilah semua transaksi keuangan perusahaan diproses dan dicatat. Ini termasuk tugas-tugas seperti membuat faktur, membayar tagihan, dan menyiapkan laporan keuangan.
- Sumber daya manusia : Di sinilah semua tugas terkait karyawan perusahaan ditangani. Ini termasuk hal-hal seperti penggajian, administrasi tunjangan, dan pelatihan karyawan.
- TI : Di sinilah semua kebutuhan teknologi perusahaan dikelola. Ini termasuk tugas-tugas seperti memelihara jaringan, mengelola lisensi perangkat lunak, dan memberikan dukungan teknis.
- Layanan pelanggan : Di sinilah semua tugas perusahaan yang dihadapi pelanggan ditangani. Ini termasuk tugas-tugas seperti menangani pertanyaan pelanggan, memproses pesanan, dan memberikan dukungan produk.
Back Office sangat penting untuk menjaga agar bisnis berjalan lancar, tetapi sering kali dilihat sebagai sisi perusahaan yang kurang menarik.
Meskipun demikian, ada sejumlah fungsi penting yang dilakukan di back office. Fungsi-fungsi ini sangat penting untuk menjaga agar perusahaan berjalan secara efisien dan efektif.
Manfaat Back Office
Back Office sering dipandang sebagai pusat biaya karena mendukung fungsi kantor depan tetapi tidak menghasilkan pendapatan secara langsung. Namun, fungsi back-office sangat penting untuk kelancaran perusahaan, dan dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif.
Beberapa manfaat dari fungsi back-office adalah :
- Peningkatan Efisiensi : Fungsi back-office seringkali otomatis, yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Misalnya, perangkat lunak akuntansi otomatis dapat membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan.
- Mengurangi Biaya : Otomasi juga dapat membantu mengurangi biaya fungsi back-office. Misalnya, layanan pelanggan online dapat mengurangi kebutuhan staf call center.
- Peningkatan Layanan Pelanggan : Fungsi back-office dapat membantu meningkatkan layanan pelanggan dengan memberikan informasi yang akurat dan terkini. Misalnya, sistem CRM (manajemen hubungan pelanggan) dapat membantu staf penjualan melacak interaksi pelanggan dan menindaklanjuti prospek secara tepat waktu.
- Mengurangi Risiko : Fungsi back-office dapat membantu mengurangi risiko dengan memberikan informasi yang akurat dan terkini. Misalnya, sistem manajemen kepatuhan dapat membantu memastikan bahwa perusahaan mengikuti semua undang-undang dan peraturan yang berlaku.
- Peningkatan Pengambilan Keputusan : Fungsi back-office dapat membantu meningkatkan pengambilan keputusan dengan memberikan informasi yang akurat dan terkini. Misalnya, gudang data dapat membantu manajer melacak indikator kinerja utama dan membuat keputusan berdasarkan informasi tentang tempat mengalokasikan sumber daya.
Jenis Back Office
Ada tiga jenis utama fungsi back office:
- Administratif : Fungsi back office administratif adalah yang paling umum. Mereka termasuk tugas-tugas seperti entri data, pencatatan, dan dukungan pelanggan.
- Finansial : Fungsi back office keuangan mencakup tugas-tugas seperti akuntansi, pembukuan, dan persiapan pajak.
- Teknis : Fungsi back office teknis mencakup tugas-tugas seperti dukungan TI, pemeliharaan situs web, dan pengembangan produk.
Jenis fungsi back office yang dibutuhkan perusahaan akan bergantung pada ukuran dan sifat bisnisnya. Misalnya, bisnis kecil mungkin hanya memerlukan fungsi back office administratif, sedangkan bisnis yang lebih besar mungkin memerlukan ketiga jenis tersebut.
Tanggung Jawab Back Office
Back Office adalah bagian dari perusahaan tempat semua pekerjaan di belakang layar berlangsung. Ini adalah pusat saraf organisasi, yang bertanggung jawab untuk menjaga agar lampu tetap menyala dan roda tetap berputar. Dari akuntansi dan SDM hingga TI dan operasi, back office sangat penting untuk kelancaran bisnis apa pun.
Sementara kantor depan bertanggung jawab untuk menghasilkan pendapatan dan berinteraksi dengan pelanggan, Back Office bertanggung jawab untuk hal lainnya. Ini termasuk tugas-tugas seperti pencatatan, entri data, dan pekerjaan administratif. Back Office sering dipandang sebagai sisi bisnis yang kurang glamor, tetapi sama pentingnya dengan kantor depan.
Tanggung jawab back office bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi ada beberapa tugas umum yang biasanya ditangani oleh back office. Ini termasuk :
- Akuntansi dan pembukuan
- Sumber daya manusia
- Penggajian
- IT dan sistem komputer
- Administrasi Perkantoran
- Pembelian dan manajemen rantai pasokan
- Hukum
Back Office sangat penting untuk kesuksesan bisnis apa pun, tetapi sering diabaikan demi kantor depan yang lebih glamor. Namun, tanpa back office, front office tidak akan bisa berfungsi. Kedua sisi bisnis sama pentingnya, dan mereka mengandalkan satu sama lain untuk berfungsi dengan baik.
Bagaimana back office dapat ditingkatkan
Istilah “back office” mencakup berbagai aktivitas bisnis, mulai dari sumber daya manusia dan keuangan hingga layanan pelanggan dan TI.
Ada beberapa cara untuk meningkatkan operasional back office, antara lain:
1. Memperkenalkan otomatisasi
Salah satu cara termudah dan paling efektif untuk meningkatkan efisiensi back office adalah dengan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai alat, termasuk perangkat lunak manajemen alur kerja, otomatisasi proses robot (RPA), dan kecerdasan buatan (AI).
2. Meningkatkan pengelolaan data
Area kunci lain untuk perbaikan adalah manajemen data. Staf back office seringkali harus berurusan dengan data dalam jumlah besar, yang mungkin sulit dikelola secara efektif.
Memperkenalkan alat dan proses manajemen data yang lebih baik dapat membantu mempermudah staf back office dan meningkatkan keakuratan data.
3. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi
Komunikasi dan kolaborasi sangat penting untuk bisnis apa pun, tetapi sering diabaikan dalam operasi back office.
Memperkenalkan alat komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas di back office.
4. Menerapkan Lean dan Six Sigma
Lean dan Six Sigma adalah dua metode paling populer untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Kedua pendekatan tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan operasional back office, dengan merampingkan proses dan menghilangkan pemborosan.
5. Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan
Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan untuk staf back office juga dapat memberikan keuntungan. Dengan memastikan bahwa staf terlatih dengan baik dan memiliki keterampilan yang diperlukan, Anda dapat membantu meningkatkan efisiensi back office.